簡報製作心法

• 十大心法
  • 1. 想讓目標對象產生何種感受、保持何種心態
  • 2. 了解目標對象，擬好假設
  • 3. 創造核心訊息，有系統地整理主張和根據
  • 4. 能夠加深訊息的印象，具備「SUCCESs」特點
  • 5. 資料是否包含目標對象想知道的事情
  • 6. 站在對方角度，提出容易接受的結論
  • 7. 情節設定板：訊息和情節都一目瞭然的設計圖
  • 8. 架構宛如「地圖」，標示清楚即能溝通無礙
  • 9. 決定版面的製作方式和呈現方式
  • 10. 根據邏輯思維，選擇最適當的表現方式
• Reference

十大簡報製作心法：了解你的受眾，建立明確架構，才能有效傳達想法！

十大心法

1. 想讓目標對象產生何種感受、保持何種心態

設定目標的順序

1. 希望對方採取什麼行動(目標)
   • 寫下希望對方看過資料後採取的「行動」
   • 請勿使用「同意」這類模糊字眼，而是要具體說明
   • 「希望對方理解」不能當成目標
2. 要讓對方理解的重點為何
   • 寫出為達目標務必讓對方理解的重點
   • 聚焦在必要之事，而非包山包海
3. 對方應產生什麼樣的感受
   • 思考對方看完資料準備做決定時，會是什麼樣的心理狀態
   • 確認已擬好的大綱能否引起這種感受

2. 了解目標對象，擬好假設

• 架構
  • 客戶特性分析
    • 形象 職稱、關心
      • 期待 對主體的期待
    • 資訊 持有資訊的廣度、深度
      • 理解 對主體的了解程度
  • 假設 方針 : 「如何傳達，傳達什麼」

3. 創造核心訊息，有系統地整理主張和根據

• 訊息 = 主張 x 根據
• 「邏輯錯誤」（logic error）
  • 即缺乏主張或根據（或兩者皆無），抑或是主張和根據之間沒有連結，因此不合邏輯。
• 防止邏輯錯誤，可利用「金字塔結構法」來思考
  • 金字塔結構法 : 是將主張和根據的連結，層層推演出來
    • 頂端是主張，下層逐一排列支持主張的各項根據
    • 越往下，根據和資訊就越具體；換言之，越往上，訊息就會漸趨抽象
    • 最底層是無須證明也通用的資訊
    • 如果訊息簡單，便可省去次要訊息（通常為第三層），建立簡明結構

4. 能夠加深訊息的印象，具備「SUCCESs」特點

• 加深印象的6大要點SUCCESs
  1. 簡單 Simple
  2. 意外 Unexpected
  3. 具體 Concrete
  4. 可信 Credible
  5. 情緒 Emotional
  6. 故事 Story
• 加深印象的6大技巧
  • 盡量簡單
    • 用「一句話」表達
    • 善用比喻來表達複雜的事情
  • 製造意外
    • 呈現超出預期的事實
    • 敢於展現弱點
  • 提出具體事項
    • 呈現實物
    • 以好懂的方式說明數據
  • 展現可信度
    • 以專家權威的話背書
    • 呈現產品服務在最嚴苛環境下的實際表現與成績
  • 訴諸感情
    • 想像實現理想狀態的情景
    • 讓對方實際感受現況有多糟
  • 說故事
    • 產品服務背後的故事
    • 用故事呈現Before和After

5. 資料是否包含目標對象想知道的事情

各類文件的要件:

1. 活動報告 容易淪為流水帳，應列舉具體成果
   • 目的 : 活動目標與具體目標
   • 成果 : 朝目標進行而達成的結果
   • 活動 : 實際的活動
   • 總結 : 評價、改善要點、未來的課題
   • 計畫 : 總結後今後的計畫
2. 調查報告 獲得的啟發(有何體認、下一步行動)很重要
   • 目的 : 本調查要驗證什麼階段
   • 成果 : 調查方針、順序、對象、範圍、環境
   • 活動 : 驗證假設的結果
   • 總結 : 從調查結果得到的啟發和下一個行動的方向
3. 解決方案提案 小心不要變成說明書
   • 現況與目標狀態 : 關於現況與理想狀態的假設
   • 待解決問題 : 為了彌補現況與理想狀態的落差，應解決的問題
   • 實現願景 : 活用產品與服務的願景
   • 效果 : 效果試算
   • 進行方式 : 日程、體制、預算
   • 可信度 : 實例、實績
4. 營運計劃書
   • 背景 : 說明背景、加入的意義，以表示為何必要
   • 事業概要 : 事業的目標、概念、對象
   • 實現願景 : 參與者，以及物流、金流與資訊推動
   • 效果 : 效果試算
   • 進行方式 : 日程、體制、預算

6. 站在對方角度，提出容易接受的結論

1. 累積型 一一確認對方所理解的事，再依序提出結論或主張。由於是累積「Yes」的鋪陳方式，適合批判型的對象。

2. 分解型 先帶出結論或高潮部分，再說明細節的鋪陳方式。適合新產品或大型計畫的發表會，一開始先點出整體概念，再詳細說明功能、如何應用等。

3. 選項型 提出多種選項，互相比較檢討，凸顯欲促成選項的正當性。盡量加入位於光譜兩端的選項，方便判斷哪一種最為合適。

4. 意外型 大家都知道的事，很難引起興趣。請設法製造「疑問」，提出意料之外的事實，讓你的主張更有說服力。

7. 情節設定板：訊息和情節都一目瞭然的設計圖

1. 主要訊息 - 整理劇本中的訊息
   • 次要訊息
2. 劃分章節
3. 設計情節，配置傳遞訊息的高潮投影片

8. 架構宛如「地圖」，標示清楚即能溝通無礙

• 如何改善目錄
  1. 索引不清，架構不明
  2. 分門別類，架構分明
  3. 配合類型，說明路線
• 改善索引
  1. 只有名詞
  2. 形容詞 + 名詞
  3. 形容詞 -> 名詞
• 以提問方式設定索引

9. 決定版面的製作方式和呈現方式

版面設計

1. 決定標題位置（message line），以及文字框（text box）、圖表、表格、插畫等主要部分要如何配置
2. 設定共通的字體、顏色
3. 設定存妥範本

配置的3大重點

1. 平衡
2. 視線流動 視線流動要由上往下、由左至右才符合人體工學，設計版面時應遵守這個原則。
3. 留白 留白太少，觀者會倍感壓迫，請預留30%左右的空白。

10. 根據邏輯思維，選擇最適當的表現方式

選擇哪種表達方式?

1. 單純明快地表達理念，大膽使用簡短文字也不錯
2. 可成為訊息根據、證據的分析結果或傾向等屬於事實資訊，一般多使用「表格、圖表」

呈現何種風格?

1. 「簡單或精細」
2. 「右腦或左腦」
   • 右腦是感性腦，擅長喜怒哀樂等情緒、類比思考
   • 左腦則擅長語言、計算、邏輯等數位思考
3. 「單一個體或比較」
   • 決定是要鎖定某一主題人事物的特色和個性詳細說明
   • 將之與其他事物進行比較

Reference

• 數位時代-十大簡報製作心法